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影响会议的成败原因:会议场地的选择

☆ 2014-03-08 10:13:55 访问 0

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会议的成败,场地的选择相当重要,应如何选择适当的会议场地,以下6个基本步骤都需考虑进去: 1.确定会议目的。 2.确定会议形态。 3.决定实质上的需求。 4.考虑与会者的期望。 5.选择何种会议地点与设备。 6.评估选择的正确性。针对这6个步骤,兹将有关内容说明如下。一、确定会议目的 大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的;少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动,如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望,因此在考虑场地前要先了解清楚。 (三)选择会议场地的工作清单(check list)  先列好工作清单,知道你在选择场地时需要注意哪些事项,如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。地区 1.费用(成本)与便利性。 2.是否邻近机场。 3.轿车或出租车是否足够。 4.充足的停车空间。 5.如果需要,接送交通工具是否充足,费用情况。环境 1.当地有何观光点。 2.购物。 3.休闲活动。 4.天候状况。 5.环境是否良好。 6.餐厅。 7.当地治安是否良好。 8.社区经济状况。 9.当地给予外界的评价、过去会议举行情况。 10.当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。 11.会议周边供应厂商的经验、设备是否足够,如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。设备 1.警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。 2.大厅(loy)是否整洁,吸引人。 3.报到处是否容易找到: (1)是否有足够房间供工作人员使用。 (2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。 (3)接待处的人力是否足够。 4.当人数众多时是否有足够的电梯设备。 5.询问处是否全天候有人值班。 6.立即回复有关电话询问,尽速转送留言。 7.对客人的服务: (1)药局。 (2)礼品店。 (3)柜台服务。 (4)保险箱。 8.舒适、整洁的饭店住房: (1)家具是否完好。 (2)现代化冲浴设备。 (3)充足光线。 (4)足够的衣橱空间与衣架。 (5)烟雾警示器。 (6)火灾逃生资料是否清楚。 (7)冰箱和小酒吧。 (8)走道是否整洁,包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。 (9)是否在每层楼有冰块和饮料。 (10)电梯服务。 (11)标准房与豪华房的大小。 (12)是否有特别楼层提供特殊服务。 (13)豪华套房的数量与形式,客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。 (14)订房的程序和方法。 (15)房间类别,如高楼层或低楼层,面海景或面山景。 (16)每一种类别的房间数。 (17)有多少房间数可以使用,如果需要,对早来晚走的与会者如何处理。 (18)会议房价与一般房价如何。 (19)何时能提供确定的会议房价。 (20)是否需要保证数量与订金。 (21)进房与退房的时间。 (22)什么时间取消已预订的房间。 (23)付款方式。 (24)接受哪几种信用卡。 (25)万一取消订房,退款方式为何。会场空间(meering ace) 1.会议室尺寸(面积)。 2.当会议室做不同座位安排时,其容量如何。 3.会议室隔音设备是否良好。 4.电源开关、冷暖气控制是否单独分开。 5.会议室的音响效果,是否有良好音响系统。 6.固定设备如黑板、银幕和家具。 7.障碍物如圆柱。 8.视听设备: (1)视听效果,是否后座的人可以看到银幕。 (2)会议室天花板高度。 (3)是否有装饰灯架。 (4)装饰的镜子是否会反光。 (5)是否有窗帘遮住窗户光线。 (6)电源控制位置。 9.火灾逃生口。 10.公共区域是否整洁。 11.相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行。 12.房间和公用电话是否很方便。 13.洗手间数量、位置,是否干净。 14.衣帽问数量、位置。 15.其他服务: (1)足够空间放置家具和器材。 (2)良好光线。 (3)很容易让与会者找到。 (4)足够的电源插座。 (5)安全性。 16;设备: (1)桌子: ①1.83米宽x 2.44米长。 ②一般教室桌宽38.1~45.7厘米。 (2)椅子:舒适并适合较长会议使用。 (3)舞台: ①不同高度的舞台。 ②有地毯和铺裙边的舞台。 (4)讲台: ①站立式讲台。 ②有灯光的讲台。 (5)黑板和布告栏。 (6)指示架。 (7)废纸篓与垃圾桶。 (8)照明灯与辅助灯设备。 (9)灯光控制盘。 (10)报到台。 ](11)麦克风。餐饮服务(food&beverage service) 1.公共区: (1)清洁与外观。 (2)备菜区是否干净。 (3)在最忙时段是否有足够人力。 (4)工作人员态度。 (5)有效、快速的服务。 (6)各式菜单。 (7)价格范围。 (8)预订的方式(reservation policy)。 (9)是否可能增加食物放置区域(如走廊)作为早餐或简单午餐的场地。 2.大型活动: (1)费用(成本)。 (2)创意性。 (3)质量与服务。 (4)多样菜单。 (5)税和小费。 (6)在活动前要求涨价。 (7)特别服务。 (8)特制菜单。 (9)提供主题宴会(theme party)的建议。 (10)独特的茶点。 (11)素食和节食者的食物。 (12)餐桌布置。 (13)舞池。 (14)宴会桌的尺寸。 (15)8人座/10人座。 3.酒的规定:禁止服务时段。 4.现金交易酒吧规定: (1)调酒师费用和最低计费小时。 (2)出纳人员费用。 (3)点心价格。 (4)保证数量规定。 (5)何时需要提供保证数量。 (6)准备的份量超过保证,数量的最大极限。展览空间 1.有多少卸货点,距离展览区多远。 2.是否有货运接收区。 3.设备:空气压缩机(coreed air)的水、排水系统、电力、煤气、电话插座。 4.最大地面承载量。 5.警卫区。 6.防火逃生口。 7.展览与餐饮、洗手间、电话的距离。 8.是否有充分时间进、出场。 9.是否需要特别装潢来增加场地外观。 10.灯光是否需要补强。 11.展览场地是否接近会场。 12.救护站是否靠近。 13.是否可提供展览厂商一间临时办公室。 14.存放打包箱的地区和方式。

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